COMPRAS, ALMACENES Y DISTRIBUCION
Por: Ing. Jaime Ariansen Céspedes
Sistema de Compras.
01. Organización del Sistema Logístico. La función logística en un hotel, es la que proporciona los insumos, materiales y servicios necesarios para su funcionamiento. Organizando, planificando, coordinando y controlando el ciclo, desde que se produce la necesidad de adquisición, consumo o utilización, hasta que ésta se satisface física y administrativamente.
02. Determinación Qué, Cómo y A quién se debe Comprar. El primer paso es establecer normas para realizar las compras y bajo que criterios se organizó el sistema, que pueden ser bajo aspectos de calidad, cantidad, oportunidad, etc. es decir lograr determinar en qué momento hay que comprar, al precio más conveniente y la cantidad necesaria.
03. La Normalización. Es la reglamentación que debe existir en la empresa, con la finalidad de unificar criterios, optimizar la variedad de artículos, tomando en consideración calidades, dimensiones, usos, etc. a fin de simplificar y reducir los gastos de adquisición, almacenamiento, manipulación y merma.
04. Presupuesto y Plan de Compras - Cuánto - Cuándo. La importancia de un plan de compras es evidente, presupone la existencia de un subsistema de información y proyección incluido dentro del Sistema Logístico, organizado en función de las actividades que les toca cumplir a cada uno de los departamentos, y también agrupadas por similitud o afinidad, con la jerarquía y autoridad adecuada a la responsabilidad por desempeñar en la función planificación.
¿Verificar si existe un plan de compras?
¿Se conocen cuáles son las cantidades necesarias que se deben comprar en insumos para la producción, según una estadística confiable y un presupuesto profesional en concordancia a una estrategia empresarial de inversión y seguridad?
¿Se analiza el presupuesto, tanto mensual como anual de las compras?
05. Análisis de Proveedores - A Quién, Directorio. Verificar si existe una lista de proveedores, su finalidad es conocer a qué proveedores debe recurrirse para la adquisición de determinados materiales, esta actividad abarca más la función del comprador que la de vendedor. Debemos estar atentos a los cambios del mercado, a las fluctuaciones de la oferta y a las mejoras tecnológicas de los productos.
En esta lista, se archivan los datos correspondientes a las empresas que surten nuestras necesidades, codificadas por razón social o por el artículo que comercian, en este registro se incluyen adicionalmente los catálogos y circulares que nos envían.
¿Existe un análisis de proveedores?
¿Las compras se realizan basándose en los análisis de los proveedores?
06. Registro Histórico de Cotizaciones - Costos - A Cuánto Hemos Comprado. Existe un registro histórico de compras en la empresa, tiene como finalidad poder realizar una comparación por periodos, de las compras realizadas, sobre determinado material o artículo.
Verificar si existe registro de cotizaciones, en él se guarda la lista de precios, descuentos, catálogos, etc. que los proveedores envían constantemente.
07. Investigación Sistemática de Nuevos Insumos. ¿Se ha hecho un estudio de investigación sobre los nuevos insumos que puedan existir?
¿Se ha realizado un registro minucioso de los nuevos insumos, los más indicados como alternativos, los que puedan reemplazar a los que utilizan habitualmente en la empresa?
Debe existir una comparación sistemática de rendimiento, precio, compatibilidad, accesibilidad, seguridad, garantía, etc. Partiendo del principio que siempre se puede conseguir una mejor alternativa.
08. Inventario Valorizado de Productos. Es un documento que registra los productos del stock por orden, su volumen de existencias y su respectivo valor unitario y total, indica también la cantidad y valor de ingreso, de salida y el promedio.
¿Existe tal documento? ¿Cuántos niveles de información tiene?
09. Sistema de Stock Mínimo. Toda empresa debe tener fijado el stock mínimo, para cada producto, que es la mínima cantidad que debemos tener en el almacén en un momento determinado y que proporciona condiciones de seguridad, continuidad y garantía.
¿La empresa cuenta con el sistema de stock mínimo?
10. Determinación de Lote Económico. Verificar si se realiza los análisis necesarios para calcular los volúmenes óptimos para cada compra, considerando la operación referida a la cantidad y frecuencia de consumo y el otro factor importante que es la productividad del almacenaje y las finanzas. La determinación del Lote Económico asegurará la continuidad del proceso productivo y evitará las paralizaciones.
11. Manual de Manipulación de Materiales. A través de este documento, se realiza la clasificación de los materiales y asignaciones de símbolos que sirven para identificar y racionalizar la gestión, adquisición, manipuleo y registro contable de los materiales. Este manual de manipulación hace que el hallar un material sea más fácil, en menor tiempo y con mayor eficiencia. ¿Existe este manual de manipulación de materiales en la empresa?.
12. Registro de Productos Alternativos. En este documento se agrupan todas las alternativas que puedan existir en el mercado para poder reemplazar a un producto utilizado normalmente y que no se encuentre disponible, por algún motivo y en cualquier ocasión.
En estas circunstancias se solicitará muestras del extranjero o nacionales con características similares a la norma, deberán chequearse, asimismo se debe tener en cuenta que el material solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones y que tenga la respectiva asignación presupuestaria.
13. Rotación de Inventarios. En una empresa es indispensable llevar el inventario de los productos, pero también es bueno hacer una rotación de éste. El principio elemental a seguir es que debe salir primero lo que entró primero, y así sucesivamente, se deben observar las reglas del sentido común y la experiencia para evitar excesos de materiales, mermas y deterioros.
¿Existe una adecuada rotación de inventario?.
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